How important are technology confidentiality clauses in employment contracts to protect the employer?
One of the implied duties of an employee is to prevent the misappropriation or disclosure of confidential information acquired during and after their employment. However, this implied duty is limited, and a well drafted technology confidentiality clause should be included in the employment agreement.
Confidentiality clauses in employment contracts need to be drafted to avoid ambiguity, and this is achieved by having a clause stipulating the precise confidential nature of particular technology and its use within the company, and that any aspect of the technology use or documents associated must not be disclosed to another party unless written consent is obtained from the employer.
Where no such clause is included in the employment agreement, a claim that rises against the employee for dissemination of confidential technology will be determined by the court having regards to the circumstance in which the information was acquired and used.
Where technology by the company is being used to commit a crime, certain state and federal laws in Australia relieves employees from the duty of confidentiality if there is such a clause, and if the technology is used for the commission or proposed commission of a crime, fraud, or other wrongdoing.
The confidentiality clause that protects the employer’s technology may result in an ongoing duty to maintain the confidentiality indefinitely, even after the employment has ceased. If an employment contract has only an implied duty of confidentiality, it will be limited in the protection of the employer’s technology, until the court rules on the same.
It is indisputable that confidential technology can be a valuable asset to the person that possesses it, and the company should take all reasonable steps possible to protect the loss of such information through employee malice or mishandling of such information that is acquired.
A practice that is common with a number of companies that want to ensure their technology used by the company is protected, is to put in place protocol procedures which limit the access to the technology use. As example, a sales employee may only be able to access the sales data base by inputting entries, but not able to print or delete entries unless authorised by a supervisor. Placing limitations on access to the use of technology is a positive step to protecting the technology and its contents.
It is common that where technology is being developed, different teams will work on different aspects, and neither team interacts with the other, and then an independent team is brought in to bring the programming together where confidentiality is of the utmost importance.
So the best practice with protecting technology that a company uses, is to have strong confidentiality clauses that stop the employee disclosing protected information.
(翻訳)
秘密保持-テクノロジー
雇用者を守るためには、労働契約書におけるテクノロジー秘密保持条項はどれほど重要なのでしょう。
従業員の暗黙の任務の1つは、従業員である間および退職した後に得た部外秘情報の不正流用あるいは開示を防ぐことです。しかし、この暗黙の任務には限界があるため、きちんと起草されたテクノロジー秘密保持条項を労働契約書に含むべきです。
労働契約の秘密保持条項は不明確性を避けるため、起草されなければなりません。また、これは特定テクノロジーおよび企業内でのテクノロジー使用について、正確に秘密保持の必要性を明記する条項があることで達成することができます。また雇用者による承諾書がない限り、第三者へあらゆるテクノロジーの使用あるいは関連文書を開示してはならないことも明記しなければなりません。
こうした条項が含まれていない労働契約書の場合、部外秘テクノロジーを流布した従業員に対する申し立てを法廷が判断することになり、情報が取得され使用されたという事実を考慮に入れて判断されます。
企業によるテクノロジーが犯罪を犯すために使用された場合、またテクノロジーが任務あるいは犯罪、詐欺、その他悪事の提案任務に使用された場合、条項で定められていればオーストリアの複数の州および連邦法は、従業員を秘密保持義務から解放します。
雇用者のテクノロジーを守る秘密保持条項は、部外秘情報を守り続けるため、結果として継続的任務として雇用が終わっても続くかもしれません。労働契約書に秘密保持の暗黙の任務だけが記載されている場合、法廷が同様の判決を下さない限り雇用者のテクノロジーを保護するには限界があります。
部外秘テクノロジーはそれを所有する者にとって価値ある資産になり得ることは明白なことです。また、企業は従業員の悪意あるいは取得した情報の取り扱いミスによる情報の損失を防ぐため、出来うる全ての合理的な段階を踏むことが望まれます。
自社のテクノロジーを確実に守りたいと思う多くの企業に共通する慣行は、テクノロジー使用へのアクセスを制限するプロトコル手順を設けることです。例えば、営業職の従業員のみ営業データベースに項目を入力すればアクセスできるかもしれませんが、印刷したり項目を削除するには管理人の認証がないとできないようにすることです。テクノロジー使用のアクセスに制限を設けることは、テクノロジーおよびそのコンテンツを守る上で前向きな一歩となります。
テクノロジーが進歩する企業で共通しているのは、様々なチームが様々な状況で作業を行っており、どちらのチームも他のチームと交流することがないとうことです。そして独立チームが参加して、最も秘密保持が重要なプログラミングをまとめる作業を行います。
よって企業が使用するテクノロジーを守る最良慣行は、従業員が保護された情報を開示することを阻止するしっかりした秘密保持条項を入れることです。